年末調整は時間との勝負。できるだけ早く資料収集をしましょう

(2010年12月02日)

■ 期限を決めて従業員から書類の収集をしよう
 
師走は時間的にも資金的にも忙しくなる時期です。例えば、
年末はボーナスの支給、年始は源泉所得税の納付、
ボーナス支給に伴う社会保険料の増加分の納付など。
早めの年末調整の処理が資金の準備にもゆとりをもたらします。
 
年末調整を順序よく進めるためには、まず従業員に資料をそろえて
もらい書類(「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」)の記入を
してもらうということが第一順位となります。従業員さんも年に1度のことで、
慣れている方は少ないと考えるべきでしょう。
そのため、口頭でどうこうして欲しいと伝えるよりも書面で
「期限を決めて」依頼した方が大幅に問い合わせが減り、
お互いのストレスも減ることとなるでしょう。
 
■ 「給与所得者の扶養控除等申告書」とは?
 
サラリーマン時代、毎年年末に「給与所得者の扶養控除等申告書」という
書類を書いたことがあると思います。
 
この書類は、従業員に扶養している家族が何名いるか、
その方は高齢者なのか子どもなのか、
障害者なのかということを記載するものです。
 
扶養の人数や扶養の年齢などによって扶養控除に影響をもたらし、
納付する所得税が変わってきます。
もし、2か所以上から給料をもらう方がいたとしても、この書類は
1か所にしか提出できません。
メインに働く職場とサブに働く職場があるのでしたらメインの職場に
提出するのが一般的です。ちなみに2か所以上から給料をもらう人は
年末調整をした後、確定申告をしなければなりません。
 
■ 「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」とは
 
この書類は生命保険、地震保険に加入している等すれば所得税の所得控除を
受けることが出来るので申告するというものです。

一般的に収集に時間が掛かるのが
「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」
です。
なぜならこの書類には証明書を添付する必要があるからです。
10月、11月ころになってくると生命保険会社などから証明書が従業員の自宅に
送付されてくるのですが、知らないうちに捨ててしまう人が多いのです。
だから、この時期が近づいてきたら、朝礼などで証明書を捨てないようお知らせを
しておいてください。ちなみに紛失した場合でもこれらの証明書は、再発行が出来る
ケースが多いので再発行を依頼するよう従業員に指示してください。