伝言ときちんと伝える

(2011年03月20日)

 ビジネスにおいて、担当者が不在の時、お客様からの、
連絡事項というか意志を的確に担当者に伝えることが重要です。
 
伝言を相手に伝えるのは、
独立開業しようとも、
サラリーマンであっても重要です。
そのためは、どうしたらいいのか。
 
今日は、伝言をきちんと伝えることについて話をします。
 
相手に伝言をお願いするのに際し、大切なのは
「いつ」
「誰が」
「誰から誰への」
「何という伝言を」
承ったのかを伝えることです。
言った言わないでもめないよう、メモにすることが重要です。


◆いつ
伝言を受けた日時です。時間はできるだけ正確に!

◆誰が(承ったか)
その伝言は誰が聞いたか、つまり
伝言メモを書いた自分の名前を書くこと。

◆誰から誰への(伝言か)
お名前と共に連絡先も聞いておきましょう。
また、「誰への伝言か」も書いておくように。

◆何という伝言(を承ったか)
「担当者が何をすべきか」を明確に!

◆その他
担当者が来客中(会議中)に電話がかかってきた場合は、
電話に出られない旨を先方にまず伝えます。

対応や折り返しの連絡が必要な場合は
・後でいいのか
・今スグ対応すべきなのか
を聞きとらなければなりません。

後でいい場合は、その旨をメモに明記しておきます。

今すぐの場合は、すぐに担当者にメモを渡しましょう。
その際、2つ折りにするのを忘れずに!
誰からの電話なのかが、来客に知られたらやっかいな
ことになる場合もありますから。