効率的な領収書の保存方法ついて

(2011年09月01日)

サラリーマン時代。よく、領収書や請求書、銀行の通帳などは、
どれくらいの期間保存するのか、調べたことがありました。
 
事業が活発な会社ほど、多くの領収書などがたまってしまい、
保存場所などに困っていることでしょう。
しかし、これは、税法・会社法などで、7年間保存することが、
義務付けられており、その期間内は捨てたりすることは許されて
いません。 

ただし、保存方法については、あとから見ることができる状態で
保存すればよいので、必ずしも保管のために時間や手間を
費やす必要はありません。 

保管が義務付けられてはいますが、あとから見る機会は、案外
少ないため、そのためだけに労力を使うことはあまり得策では
ないでしょう。 

たとえば、領収書をすべて見えるように台紙に張って保管する
会社もありますが、そこまでしなくても、日付順に並べて
クリップに留めて置く程度で十分です。 

また、領収書類を電子化して保存するという方法もあります。
この場合、電子保存をするという申請をあらかじめ税務署に
行うことが必要です。
 
ただ、電子保存が認められた場合でも、書類の一部には、
電子化での保存が認められず原本を保管しなければならない
ものもあることから、そのために電子保存が可能かどうか
書類の選別をする手間が起きること、電子ファイルに
するためにスキャンする手間がおきることなどから、
現時点では電子保存が必ずしも得策とは言えない場合も
あります。 

なお、総勘定元帳はかなりの量になるため、税理士さんによっては
それを電子ファイルにしてCDで顧問先へお渡しし、保存場所を
少なくて済むようにしているそうです。