在庫管理と実地たな卸を徹底しよう

(2012年02月11日)

会社は、販売や製造のために、商品、製品、原材料、仕掛品などを
在庫(税務・会計では「たな卸資産」という)として保有しています。
在庫管理はきちんとできていますか。今日はそのことについて
話をします。
 
在庫管理ができていないと、いったいどうなるのでしょうか?

まず、みなさんの会社では、次のようなことはないでしょうか。

口倉庫内で在庫を探すのが一苦労。
口入出庫作業にかなり時間がかかる。
口過剰在庫、不良在庫、陳腐化品などが多い。
口在庫の紛失が多い。
口在庫の保管スペースが足りない。
口在庫がないと勘違いして余分に仕入れてしまう。
口欠品が多く、販売機会を失うことが多い。

もし、心当たりが1つでもあれば、以下の在庫管理の
5原則を実行しているかどうかを本当に点検しましょう。
 
在庫管理の5原則とはいったいなんでしょうか。述べます
1.日常の受払管理をきちんと行う
2.倉庫内の定期清掃・整理整頓をする
3.実地たな卸を定期的に行う
4.在庫数が帳簿と合わない原因を調べる
5.不良在庫などを定期的に処分する
 
原則1  日常の受払管理をきちんと行う
商品等の入庫、出庫、移動、廃棄などがあったときは、現物と
納品書、出荷伝票等を確認し、速やかに、商品台帳等へ「単価」
「数量」「金額」を記入・入力することで、常に、帳簿上で正しい
在庫を把握することができます。
 
原則2  倉庫内の定期清掃:・整理整頓
倉庫内の整理整頓をして、何が、どこに、どれだけあるかが
一目でわかる状態にしましょう。
倉庫内が整理整頓されていないと、配送ミスや出荷作業に
時間がかかったり、欠品や過剰在庫、不正確な実地たな卸の
原因にもなります。また、横流しなどの不正を誘発しかねません。
 
原則3  実地たな卸を定期的に行う
実地たな卸は、決算時には、必ず実施しますが、期中においても、
毎月、少なくとも3か月に1回の実施が理想的です。

実地たな卸を定期的に行っておくと、決算時の実地たな卸が
スムーズにできるうえ、不良品の発見や滞留在庫、過剰在庫等を
把握しやすくなります。

また、きちんとした在庫管理と実地たな卸による在庫記録等は、
証拠資料にもなります。
 
さらに、ここに注意が必要です 。在庫には、商品や製品だけでなく、
原材料、半製品、仕掛品なども含まれますので、
実地たな卸の際には、他社に預けているものも含めて確認を
忘れないようにしましょう。
 
原則4 在庫数が帳簿と合わない原因を調べる
実地たな卸で数えた在庫数と帳簿上の数量が合わない場合、
その原因を調べます。
原因の多くは、受払時の商品、数量の誤りや台帳への記入・
入力ミスのようです。
 
☆‥原則5 不良在庫などを定期的に処分する‥☆

実地たな卸で発見した、不良品や陳腐化品、滞留在庫などは、
ルールに従って、値引販売するものや廃棄処分するものに分けます。

★‥ここに注意!‥★
廃棄処分する場合は破損状態等がわかるように
日付入りの写真や廃棄業者の証明書など証拠となる記録を
残しておきましょう 

最後になりますが在庫管理と実地たな卸の状況をチェックして
みましょう!
 
・商品等の受払いの際、速やかに商品台帳等へ「単価」「数量」
「金額」を記入・入力している。
・入出庫時には・管理担当者が納品書などの証憑書類と現物とを
確認している。

・各商品等は、倉庫内の決められた場所に正しく保管され、どこに、
何があるかが一目でわかるように整理整頓されている。

・決算時以外にも、実地たな卸を定期的に行い、実際の在庫と
帳簿上の数量、金額に差異があった場合には、直ちに原因を
究明している。

・実地たな卸の際にチエックしたたな卸票やメモなどの原資
記録を保管している

・社長自らが定期的に倉庫など現場に出向いて、商品等を
チェックしている

・外注先や委託先などに預けている社外在庫についても確認している・

・廃棄処分は、決められたルールにもとついて責任者の承認を
得て処分し、その商品の写真や処分業者の証明書などを残している。

・TKCの「月例経営分析表」などを利用して、在庫に関する指標を
チェックしている