ミスコミュニケーションはなぜおこる

(2010年09月05日)

会社においてミスコミュニケーションはおこしておりませんか。

ミスコミュニケーション は多々起こります。
私も、自分自身言った言葉が引き金でこれまでの仲間にはずいぶんと辛い思いをさせてしまいました。 


私の経験上、新入社員に関わらず、ある程度経験を積んだだろう部下に対して、

●●さんはある程度のことは知っている

●●さんは自分で考えることができる
このように上司や先輩として過度な推測をしてしまいがちです。
これはとても大きな落とし穴で、こういった思い込みで仕事をすると、
上司や先輩自身の指示が大雑把になってしまう傾向があります。
●●
さん、これ明日までにお願いします。
●●
さん、こんな感じで今日中にやっておいてね。
など。(ちょっとおおげさですが)
指示というものは、何を、いつまで、のこの2点はだいたいつかめるものですが、

問題なのは「どこまで」「どのように」の部分になります。

例えば、簡単な例でいえば、
○○さん、今の会議の議事録を今日中に欲しいんだが・・・」という課長の指示に対して、
・議事録をワードで打って出すのか?それとも、
・会議中でとったメモのコピーで良いのか?

どこまで、どのようにやればいいのか?という判断になります。

上司である課長が、自分のためにちょっと確認したいだけなら、
メモのコピーで十分かもしれませんが、社長や専務など、
更に上の上司に報告する資料の一部として使うなら、
ワードで打たなければならないかもしれません。それを逆さまに対応してしまえば、
メモでいいものをわざわざワードで打って、時間を無駄にしてしまう。

あるいは、「議事録ってメモじゃないだろう!何を考えているんだ!」
などと叱られてしまうかもしれません。このように自分の判断で対応をすると
ミスコミュニケーションが起こるのです。では、どのように
「どこまで」「どのように」を確認していけば良いでしょうか?

ポイントは大きく分けて3つ。そしてその前に重要な前提があります。

よくこういった時に(ほうれんそう)といったツールが出てきますが、

そもそも、報告・連絡・相談というものは、部下が上司に対してだけする
「一方向のコミュニケーション」ではないということです。

言いかえると、上司が部下に対して行うものだということです。
この事実を聞いた時、私は「ハッ!」としました。

上司  部下  

 そして

部下  上司
この双方向のコミュニケーション。これがとても大切な前提です。

 

それではポイント3つについてです。

1
つ目は「その仕事の目的を聞く」ということです。

・どんな目的で仕事をするのか?複数の目的があるなら、どの目的が最優先かを聞きます。
目的が分かれば、それがイメージしやすくなるからです。

そして2つ目。

仕事の完成イメージを聞き返すこと。
 
「例えばですが、○○ということと、××ということが分かるように、
 
 △△のやり方でやればいいでしょうか?」このように、具体的に聞き返すことで、
細かな点まで先方の求めていることを理解することができます。 イメージの共有と確認作業です。
 
 
最後に3つ目ですが、
 
ここまで確認しても・・・それでも 上司の求めていることが、
いまひとつはっきりしない時もあります。

そんな時は、途中まで進んだところで、 「今、こういう状況です。こんな感じで大丈夫でしょうか?」
 
と途中報告を入れてみます。

間違っても、上司の大雑把な指示に対して、「ハイ、ハイ」と丸受けしないようにしましょう。
ミスコミュニケーションの始まりは、まず情報不足から始まります。
そしてその情報不足の責任は、まず上司にあるということ。
 
なんだか自分で書いていて
耳の痛い話になってしまいました(笑)